Wie analoge Arbeitsweisen aus der Softwareentwicklung Einzug in den Arbeitsalltag von Kommunikationsmanagern halten – und warum es sich lohnt, sie kennenzulernen.

Ein Beitrag aus unserem aktuellen KP Inspire-Magazin “Inspire #07: Die Neumacher”:

post it grün

Sie sind in allen Managementbereichen zu finden: die Schlagworte, die die „State of the Art“-Arbeitsmethoden moderner Unternehmen oder Start-ups beschreiben. Und diesmal sind nicht Storytelling, Content Marketing oder Second Screen gemeint. Stattdessen ist hier die Rede von Agile, Scrum und Co – Methoden, die Trends des internen Arbeitsalltags beschreiben. Was das mit
Kommunikation zu tun hat? Viel, denn im Zuge des Wandels der Kommunikationswelt (24/7, Real Time, Multichannel, Innovationsdruck …) stoßen althergebrachte Arbeitsweisen und Prozessstrukturen an ihre Grenzen. Wenn Ihnen eines dieser Szenarien bekannt vorkommt, sind die nachfolgenden Vorgehensweisen vielleicht auch etwas für Sie:

• Sie müssen in kurzer Zeit mit einem normalerweise nicht zusammenarbeitenden Team etwas entwickeln? Herausfordernd bei unterschiedlichen Arbeitsweisen.

• Die Mitarbeiter sollen „intrapreneurial spirit“ entwickeln? Schwierig, wenn Sie ein klassisch hierarchisch und zentralistisch geführtes Unternehmen sind, dessen Mitarbeiter sich darauf konzentrieren, Aufträge lediglich auszuführen.

• Oder: Eine neue Agentur wird gesucht und der Ausschreibungsprozess zieht sich über ein halbes Jahr hin? Schade, dass sich am Ende die Inhalte des Konzepts gar nicht mehr anwenden lassen,
da sich in der Zwischenzeit schon wieder so viel verändert hat.

Ein Großteil der Arbeitsweisen, die wir bislang nutzen, ist auf die Organisation, Koordination und Verwaltung von Informationen ausgelegt. Mit zunehmendem Innovationsdruck auf Unternehmen geraten diese Systeme oft ins Wanken, da sie in der Regel nicht auf die Generierung neuer Wissenszusammenhänge ausgelegt sind, sondern auf die Abarbeitung bestehender Routinen. Somit wird es schwierig, neue disruptive Ansätze, ungewöhnliche Ideen und Lösungen zu entwickeln. Denn sie passen oftmals nicht in die vorgefertigten Kästchen der bestehenden Systeme. Stattdessen brauchen wir Arbeitsweisen, die bestehende Prozesse hinterfragen, Collaboration ermöglichen und die Leute aus den Silos herausholen.

Neue Wege finden
Wie so oft nimmt auch hier das Silicon Valley eine Vorreiterrolle ein. Wurden die Nerds vor Jahren noch belächelt, liefert der Software-Entwicklungsbereich heute einige der modernsten Prozessmethoden und
Arbeitskulturen. Diese sind darauf ausgerichtet, schnelle, teamorientierte und flexible Lösungen zu finden – und bieten den notwendigen Freiraum zum (Aus-)Testen. Als übergreifende Schlagworte fallen in diesem Zusammenhang oft „agile“ und „lean“, frei übersetzbar mit „auf die Aufgabe fokussierte und kontinuierlich angepasste Arbeits- und Teamstrukturen, schlanke Prozesse, lernende Einheiten, iterative Prozesse“.

Ein gemeinsames Merkmal ist analoge Visualität. Statt einzeln vor dem Rechner zu sitzen und in vorgefertigten Masken, Excel-Tabellen oder Themenplänen zu arbeiten, gibt es hier für alle
Beteiligten sichtbare „Verlaufsboards“. Probleme werden aufgezeichnet und mit Post-its analysiert, täglicher Teamaustausch gefördert. Diese Ansätze gehen weiter als einmalige Brainstormings
oder Co-Creation Sessions. Sie setzen auf Umsetzung, Implementierung und vor allem auf kontinuierliche Verbesserung durch lernende Teams. Ein erster Überblick:

Agile: Der Begriff bezeichnet weniger eine Methode als vielmehr das Grundverständnis der gemeinsamen Arbeitsweise. Sie soll flexibel und effektiv sein und somit das Team befähigen, möglichst
schnell auf veränderte Rahmenbedingungen und Kundenbedürfnisse reagieren zu können.

Scrum: eine agile Methode, welche die Arbeitsweise eines Teams strukturiert. Nachdem ein grobes Projektziel festgelegt wurde, gilt es, erste Arbeitspakete und überschaubare ToDos zu definieren
und sich dann Schritt für Schritt weiter vorzuarbeiten. Denn oftmals können zu Beginn eines komplexen Projekts die tatsächlich benötigten Schritte und Eventualitäten noch gar nicht ausführlich definiert werden. Scrum nutzt daher tägliche Updatemeetings mit allen Beteiligten und sogenannten „Umsetzungssprints“. Hier arbeitet das Team in kleinen Einheiten für einen festgelegten Zeitraum an
einem Arbeitspaket. Am nächsten Tag gehts weiter mit dem Status quo, offenen Fragen, der Definition der nächsten Schritte und dem nächsten „Sprint“ usw.

Kanban: Grundidee hier ist die permanente Sichtbarkeit aller aktiven Arbeitsschritte (und vor allem ihres Fortschritts) für alle Teammitglieder, beispielsweise auf einem Whiteboard an zentraler Stelle.
Ballen sich die Projektbausteine in einer Phase, gilt es zu rejustieren: keine weiteren Aufgaben annehmen, den Flaschenhals identifizieren und priorisieren, mit Umverteilung von Aufgaben den Arbeitsflow wieder herstellen. Hierdurch wird eine stärkere Reflexion von Arbeitspensum,
Herausforderungen, aber auch ein transparenter und vor allem systematischer Überblick über die Situation ermöglicht.

Design Thinking: wurde ursprünglich als Innovationsmethode in Stanford entwickelt und hat mit dem Hasso-Plattner-Institut einen prominenten Promoter gefunden. Der mehrstufige und iterative
Konzeptionsprozess orientiert sich immer am konkreten Kunden, für den eine Lösung entwickelt werden soll. Dies drückt sich auch im fokussierten Analyse- und Recherchepart aus. Ein weiteres Highlight liegt im anschließenden Prototyping, bei dem kleine Modelle die Grundidee auf den Punkt bringen, bevor sie getestet werden. Im Rahmen von Design Thinking wird eher von einer Innovationskultur (Lernen durch Ausprobieren) als einer Projektmanagementmethodik wie bei Scrum oder Kanban gesprochen.

Der Haken an der Sache
Nicht alles, wo „agile“ oder „scrum“ draufsteht, ist tatsächlich neu. Und nicht in allen Projekten erleichtert ein neuer Prozess – der ja zunächst auch erst einmal gelernt und vermittelt werden will – die
Fertigstellung. Daher drei Tipps:

Drum prüfe, wer sich wirklich scrumt: Eingefleischte Kollegen zum Stehmeeting zu bewegen, Manager mit dem Stift ans Whiteboard zu bitten oder alte Hasen mit Praktikanten zum Erfahrungsaustausch zu bewegen, braucht seine Zeit. Vielleicht mit einem kleinen Team starten und weitere Kollegen nach und nach anstecken.
Backlog, Sprint – what? Viele der Methoden haben eine Armada von Fremdwörtern im Gepäck, die zunächst abschrecken. Besser als Vokabeln zu lernen ist es hier, sich die Idee hinter dem Vorgehen zu
erschließen und dann im Zweifel eigene Bezeichnungen zu finden.
Kulturwarnung: Auch wenn hier oft von Tools, Methoden oder Systemen die Rede ist: Entscheidend ist, dass hinter den Herangehensweisen eine ganz neue Denkweise und Kultur steckt. Keine statische
Hierarchie, keine politischen Reviermarkierungen und keine Bestandswahrungen, da es relativ schnell um die konkrete inhaltliche Sache gehen soll. Ein derartiger Kulturwandel ob im Team oder im ganzen Unternehmen kostet Zeit und Energie, ist es aber wert, wenn wirklich neue Wege gesucht werden.

Für viele der Aufgaben, die uns schon heute und in den nächsten Jahren erwarten, gibt es weder Experten noch Systeme, Programme oder perfektionierte Abläufe. Diese Dinge müssen und können wir
selbst entwickeln. All die beispielhaft genannten Tools sind genau darauf ausgerichtet: eigenständiges Erarbeiten neuer Inhalte mit kreativem und neuem Denken zu fördern. Dafür schaffen Sie einen
Prozessrahmen, mittels dessen sich die Beteiligten auf den eigentlichen Inhalt, die Aufgabe konzentrieren können. Sicher wird sich das ein oder andere Post-it bei der nächsten Kampagnenentwicklung beispielsweise mit Scrum als nützlich erweisen.

 

Weiterführende Links:
• Überblick einiger Begrifflichkeiten hier
• Das Buch „Durch die Decke denken“ von Jürgen Erbeldinger gibt einen ersten Überblick über Design Thinking.
• TED Talk mit Dave Gray zum Thema Gamestorming
• Tim Brown von IDEO über Design Thinking
• Webinar aus Stanford zu den Grundsätzen von Design Thinking sowie ein Crashkurs zum Mitmachen

 

@Yasmine Cordes
Yasmine ist Director Business Development Ketchum Pleon Germany. Sie arbeitet in der Regel mit gemischten Teams zum Thema Kreativität & Konzeption und ist auch als Trainerin für Ketchum Pleon unterwegs. Besonders angetan haben es ihr visuelle Arbeitsmethoden, mit denen es gelingt, die Aufmerksamkeit in Meetings auf die wirklichen Inhalte zu lenken.